A vállalatok többsége nem használja ki teljesen a szerződéskezelő rendszereket

A szerződések stratégiai szerepet kapnak

Az Ironclad szeptember 29-én ismertette a Forrester Consulting közreműködésével készült kutatás eredményeit. A felmérésben több mint 500, szerződéskezelési rendszerekről döntő szakember vett részt az Egyesült Államokból, az Egyesült Királyságból, Franciaországból és Németországból. A válaszadók a beszerzés, az informatika, a jogi terület és a pénzügy képviselői közül kerültek ki.

A kutatás szerint a szerződések már nem pusztán egy megosztott tárhelyen tárolt dokumentumok, amelyeket csak a megújításkor vesznek elő. A válaszadók 60 százaléka úgy látja, hogy a szerződések vállalati szinten is hatással vannak a stratégiára, a kockázatkezelésre és a versenyelőnyre. A szerződéskezelés felelőssége ezért sok esetben a jogi osztályon túl a beszerzéshez, a működéshez és az üzleti területekhez is eljutott.

Elterjedtek a rendszerek, de kevés a teljesen integrált megoldás

A válaszadók 62 százaléka használ CLM-rendszert, 74 százalékuk elektronikus aláírási eszközt, 68 százalékuk pedig dokumentumkészítő megoldást. A CLM-platformjával ugyanakkor csak 43 százalékuk elégedett.

A megkérdezettek mindössze 40 százaléka dolgozik egyetlen CLM-platformon, miközben 36 százalék több szerződéskezelő rendszert használ. Ez az Ironclad szerint széttagolt működéshez vezethet. A válaszadók 76 százaléka arról számolt be, hogy a szerződéses adatok csak részben kapcsolódnak az olyan működési rendszerekhez, mint az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek. Teljesen integrált CLM-rendszert mindössze 23 százalékuk működtet.

A felmérés alapján a láthatóság a vállalati szerződéskezelés legnagyobb kihívása. Sok CLM-rendszer elsősorban a szerződések létrehozására, nem pedig a szerződés aláírás utáni végrehajtására és teljesítményének követésére van optimalizálva. Így nehezebb nyomon követni a kötelezettségeket, a megújításokat, a mérföldköveket, a kockázatokat és a beszállítói teljesítményt.

Az AI önmagában nem oldja meg a széttagolt működést

Az Ironclad által ismertetett kutatás szerint a mesterséges intelligencia segíthet a szerződések átláthatóságának javításában, de ehhez a szerződéseket, a működési adatokat és az üzleti folyamatokat rendszerszinten kell összekapcsolni. Az AI bevezetésének leggyakoribb akadályai az adott szervezet meglévő rendszereivel való integráció, amelyet a válaszadók 40 százaléka említett, a gyenge adatminőség, 39 százalék, valamint a magas megvalósítási költség, szintén 39 százalék.

A válaszadók elsősorban a kötelezettségek követését, 55 százalék, a szerződések releváns információinak feltárását, 52 százalék, és a kockázatok felismerését, 50 százalék várják az AI-tól. A megkérdezettek 74 százaléka szerint jelentős üzleti értéket teremtene, ha a szerződéses és a működési teljesítmény adatai folyamatosan összhangban lennének.

A résztvevők közel fele a platformba épített, előre elkészített integrációkat részesítette előnyben az önálló AI-eszközökkel szemben. Az Ironclad szerint a hatékony működéshez három feltétel szükséges: a csapat tényleges munkafolyamataira épülő folyamatkialakítás, jó minőségű és valódi jogi adatokkal betanított modell, valamint a szervezet saját szabályait, álláspontjait és korábbi tárgyalási előzményeit ismerő rendszerkörnyezet.

Az Ironclad közlése szerint a felmérésben szereplő szervezetek több mint fele már bevezetett AI-alapú szerződéskezelési képességeket. A Forrester a következő két évben erős növekedést vár az AI-alapú szerződéselemzés, keresés és dinamikus szerződéskezelés területén. A kutatás üzenete a felhasználók számára az, hogy a CLM értéke nem pusztán a dokumentumok digitális tárolásából, hanem az üzleti rendszerekhez kapcsolt, folyamatosan használható adatokból származik.