Adatvezérelt jogi megőrzési munkafolyamatokat kínál az Everlaw

A kérdőívek több információt gyűjtenek a megőrzési folyamat elején

A jogi adatmegőrzés gyakran egyirányú e-mailes értesítésekre épül. Ezekből kiderülhet, hogy a kijelölt személyek átvették-e az értesítést, de önmagukban nem tárják fel módszeresen, milyen további rendszerekben, eszközökön vagy más munkatársaknál lehet releváns adat.

Az Everlaw integrált kérdőívei közvetlenül a legal hold értesítésében jelennek meg. A jogi csapatok a használt rendszerekről, az adatok helyéről, az üzleti háttérről és a kockázati jelzésekről is kérdezhetnek. A válaszok az értesítéshez kapcsolódó nyilvántartásban maradnak, így nem külön e-mail-fiókokban vagy jegyzetekben kell keresni őket.

A kérdőívek szerkeszthetők, és a folyamat változásakor újra kiküldhetők. A rendszer közben teljes ellenőrzési nyomvonalat őriz. Az Everlaw szerint ez segíthet a releváns rendszerek, adatforrások és magasabb kockázatú adatgazdák korábbi azonosításában, valamint a belső ellenőrzésekhez, a hatósági megkeresésekhez és az ellenérdekű fél kifogásaihoz szükséges dokumentálásban.

A Workday és az Entra ID közvetlenül frissítheti az adatgazdák listáját

Az Everlaw natív Workday-csatlakozóval kapcsolható össze a vállalat humánerőforrás-rendszerével. A munkatársak neve, szerepköre, e-mail-címe és foglalkoztatási státusza automatikusan szinkronizálható az Everlaw címtárába.

Ha valaki csatlakozik a szervezethez, távozik, vagy másik munkakörbe kerül, a változás a leírás szerint manuális táblázatfeltöltés és külön HR-lekérések nélkül kerülhet át az adatgazdák listájába. A Microsoft Entra ID-hoz szintén elérhető Everlaw-integráció.

A vállalat szerint az összekapcsolt rendszerek csökkenthetik a kézi adminisztrációt és az adatok elvesztésének vagy módosulásának kockázatát. A legal hold folyamat így a szervezet által már használt üzleti rendszerekhez kapcsolódik, és a cég változásaival együtt skálázható.

Az adatmegőrzés közvetlenül több felhős rendszerben kezelhető

Az Everlaw jelenleg lehetővé teszi, hogy a jogi csapatok a Microsoft 365-höz kapcsolódó legal holdokat közvetlenül a platformról hozzák létre, kövessék és oldják fel, a Microsoft Purview megnyitása nélkül. A vállalat közlése szerint a Google Vault és a Slack támogatása hamarosan érkezik.

Ez azt jelenti, hogy a megőrzési folyamatokat a tervek szerint egyetlen felületről lehet majd elindítani és figyelemmel kísérni ezekben a rendszerekben is. Az Everlaw célja, hogy az adatokat ott lehessen megőrizni, ahol azok keletkeznek, miközben csökken az informatikai csapatokra háruló koordináció.

A platform új, adatgazdánkénti összesítő nézete egy helyen mutatja majd az adott személyhez kapcsolódó holdokat. A felhasználók státusz vagy ügy szerint szűrhetnek, és gyorsabban áttekinthetik, ki van megőrzési kötelezettség alatt, illetve milyen adatokat őriznek.

Az API a jelentések és automatizációk alapja lehet

A jogi adatmegőrzési információk az Everlaw API-ján keresztül is elérhetők. Az adatok között szerepelhet a hold státusza, az érintett adatgazdák és a megőrzés részletei. A nagyobb szervezetek ezeket saját irányítópultjaikba és megfelelőségi eszközeikbe továbbíthatják, illetve automatizációkat építhetnek rájuk.

A közlemény szerint a csapatok központi, automatizált jelentéseket készíthetnek, és az Everlaw státuszadatai alapján külső rendszerekben is elindíthatnak megőrzési folyamatokat. A kibővített exportmezők részletesebb adatokat tartalmaznak az adatgazdákról, a holdokról, a kérdőívekről és a tevékenységekről.

Az Everlaw ezeket a fejlesztéseket olyan egységes megközelítésként mutatja be, amely kevesebb manuális adatkezelést és átláthatóbb ellenőrzési nyomvonalat kínál a jogi csapatoknak. Ha egy ügy peres eljárássá válik, a platformon belül át lehet lépni a felülvizsgálati folyamatba, több különálló eszköz használata nélkül.