Közvetlen Smarsh-adatgyűjtést kapott a Relativity aiR

A szabályozott iparágak adatai gyakran már a Smarshban vannak

A Relativity október 6-i blogbejegyzése szerint a Smarsh Enterprise Archive jelentős mennyiségű, szabályozott iparágakból származó kommunikációs adatot tárol. A Smarsh platformja e-maileket, csevegéseket és fájlmegosztási csatornák adatait rögzíti, megfelelőségi szempontból archiválja, és lehetőséget ad a kockázatok korai felismerésére.

A pénzügyi szolgáltatások területén működő vállalatok több éven át őrzött e-mail-, chat- és fájladatokat tárolnak a rendszerben. A Relativity szerint ezért egy ilyen iparágat érintő jogi ügyben jó eséllyel a szükséges bizonyítékok már a Smarsh archívumában megtalálhatók. A közvetlen kapcsolat különösen ezeknél az eseteknél rövidítheti le az archívumtól az áttekintésig vezető folyamatot.

Kimarad az exportálás és a kézi feltöltés

A korábbi munkafolyamatban a jogi csapatnak előbb ki kellett exportálnia az adatokat a Smarshból, le kellett töltenie azokat, majd manuálisan be kellett töltenie a Relativity aiR-be. A fájlok útja közben több olyan pont is volt, ahol hiba történhetett: egy fájl kimaradhatott, egy mappa kétszer kerülhetett fel, vagy egy korábbi verziót felülírhattak.

Az új Collect funkcióval az ügyfél közvetlenül a Smarsh Enterprise Archive rendszeréből gyűjtheti be az e-mail-, chat- és fájladatokat a Relativity aiR-be. Az adatok egy feldolgozási forráshelyre kerülnek, így nincs szükség exportfájl kezelésére, helyi letöltésre vagy kézi feltöltésre.

A Relativity szerint ez csökkenti a manuális adatkezelést és az ebből eredő hibák lehetőségét. Az adatok útja rövidebbé és egységesebbé válik, ami megkönnyítheti annak bemutatását is, hogyan kerültek az információk a felülvizsgálati rendszerbe.

A csapatok továbbra is meghatározzák, mi kerüljön át

A közvetlen adatátvitel nem jelent korlátlan kapcsolatot a két rendszer között. A Smarsh ügycsapatai kiválaszthatják, hogy melyik meglévő ügyből szeretnének adatokat átvinni. Így a Relativity aiR-be a forrás szerint az adott jogi ügyhöz szükséges, előre meghatározott adatkör kerül.

A litigation support szakemberei kevesebb időt tölthetnek fájlok kezelésével, és gyorsabban eljuthatnak az ügy érdemi áttekintéséhez. A jogi technológiai csapatok számára csökkenhet a két rendszer közötti kézi ellenőrzési pontok száma. A megfelelőségi és jogi csapatoknak a pénzügyi szolgáltatások, a biztosítás, valamint az egészségügyi és gyógyszeripari területen gyorsabb hozzáférést ígér a forrásadatokhoz, a védhető adatkezelés fenntartása mellett.

A Relativity állítása szerint a változtatás leginkább az ügy áttekintésének megkezdése előtti időszakot érinti. A Smarsh Enterprise Archive adatainak közvetlen begyűjtésével a case data és a case review között rövidebb út jön létre, miközben a csapatok ellenőrzésük alatt tarthatják, hogy milyen adatok és mikor kerülnek át.